Personalhåndbok

1. Welcome to Nord DDB Oslo!

I'm delighted to have you join the team, and hope that you quickly feel at home here. I'm sure you will easily connect with your new colleagues - we have a diverse mix of skills, backgrounds, and personalities, so there should be something for everyone. But if you ever feel we are missing any types of people, talents or indeed anything, please don't wait to let me know.


With confidence, I can say that you are joining a broad team of extremely smart marketing experts who have made this company what it is - creative, hardworking and winning! And we are always striving to do more, be better, and pride ourselves in looking at the same information everyone else looks at, but seeing something different, more insightful and more engaging.


I hope you have every success in your new role, so to start that off in the right place, we've put together this handbook. It gives you the information you need to help onboard in a pain free way. It also contains valuable information in terms of our policies and your responsibilities as an employee. The information we have included in this handbook is necessarily brief and may be subject to change, though we will make reasonable effort to inform you of changes along the way. I will expect your best each day and the route to your success here will be being dependable, being open, being respectful towards colleagues, being collaborative, and showing follow-through and attentiveness whilst delivering on the expectations of your immediate manager. Your professional growth is a concern for me personally, because if you are growing, our clients will grow as well, and so will Nord DDB.


In a country such as Norway, it often feels like we don't need to mention equality as a lot of the battles have already been won. But I feel its important enough to re-iterate - we look at the world with fairness - religion, age, gender, national origin, sexual orientation race or colour does not impact on hiring, promotion, or development opportunities, and we aim to provide fair treatment based on merit. We have an «open door» policy where employees are encouraged to take any issues to their immediate manager.


Nord DDB is committed to serving clients and providing a quality product in an environment where goal oriented and hard working people thrive. Additionally, I personally value positive energy and an awareness that this can have an outsized impact on the people around us, and therefore the team as a whole. So please bring positivity, generosity and a smile with you to the office each day! I'm looking forward to get to know you a whole lot better, and see you in action. I hope your experience here will be enjoyable and full of challenges, and that you find personal growth through your journey with us.


Eddie D'Sa - CEO Nord DDB Oslo

2. Personalhåndbokens hensikt og bruk

Denne håndboken er ment å skulle være et hjelpemiddel for deg i ditt daglige arbeid. Det er ikke meningen at den skal leses fra perm til perm, men at den skal brukes som et oppslagsverk og som en veiledning i sentrale spørsmål som vedrører din ansettelse her hos oss.


En personalhåndbok er aldri ferdig en gang for alle. Lover og regler forandrer seg, nye kommer til og andre går ut, våre interne retningslinjer kan endres, organisasjonsforhold, systemer og rutiner kan også forandre seg. Det betyr at det vil forekomme endringer også i denne håndboken. Innholdet i Personalhåndboken er laget med utgangspunkt i norsk regelverk, og bygger i hovedsak på Arbeidsmiljøloven, Ferieloven og Folketrygdloven.


Denne personalhåndboken er kun for ansatte i Nord DDB Oslo.

3. NORD DDB OSLO - Bedriften

Innovation is all about the future, right? Well, somewhat but not entirely. You see, we believe that it's easier to see where you are going if you have a clear understanding of where you came from; that looking imaginatively forward sometimes requires unpicking the past, and that the best innovations in history have come from looking at how we got to the status quo and what needs to change with it.


Nord DDB has its history in the DDB Network. And as with many things, Wikipedia gives a good account of that history. More on that here.


Nord DDB is a recently established micro network within the DDB Worldwide Group, consisting of offices in Norway, Denmark, Finland and Sweden, plus the decidedly un-nordic Riga! With a heritage of being amongst the most awarded global network, the most awarded micro network in our region, and one of the most renowned agencies in Norway, we have a lot to live up to. But rather than being tied down by legacy, we see it as something which liberates us to think freely, knowing that we are on solid ground with a stable financial setup that allows us to take risks, tap into global resources yet focus everything we do to the clients we work with every day, here in Norway.

4. Rekruttering, ansettelse og oppsigelse

4.1 Ansettelsesrutiner

Alle ledige stillinger informeres om internt. Utlysning i eksterne media vurderes i hvert enkelt tilfelle. Det er den enkelte avdelingsleders ansvar å foreta utvelgelse og å forberede ansettelsen i sin avdeling. Ledelsen involveres og bistår avdelingsleder med hjelpemidler og gjennomføring av rekrutteringsprosessen ved behov. Administrerende direktør har det formelle ansvar for alle ansettelser i firmaet. Vanlig prøvetid i firmaet er 6 måneder beregnet fra tiltredelsesdato dersom ikke annet er avtalt i arbeidskontrakt.

4.2 Introduksjon til nyansatte

Avdelingsleder er i samarbeid med ledelsen ansvarlig for at alle nyansatte får en god introduksjon hos oss og riktig opplæring. I Nord DDB Oslo har vi også etablert en prosess hvor leder og ansatt i prøvetid har en formell samtale rundt forventinger og tilbakemeldinger etter første måned og tredje måned.

4.3 Rettigheter og plikter

Dette er beskrevet i ansettelseskontrakten.

4.4 Taushetsplikt

Enten du er fast ansatt i Nord DDB Oslo, på engasjement eller frilanser - er du underlagt taushetsplikt hva gjelder ikke offentliggjort informasjon som omhandler kunder, prosjekter og interne forhold. Tilsynelatende uskyldig prosjektinformasjon kan fort utnyttes som konkurransefordel. Derfor skal vi alltid opptre profesjonelt og holde kortene tett til brystet. Vær varsom med hva du lar ligge i printeren, skisser som henger igjen på møterom og ideer du diskuterer med sidemannen. Det er ikke slik at vi skal ha hemmeligheter for hverandre - det er heller for å hindre at du setter deg selv eller en kollega i en vanskelig og ubehagelig situasjon.


Alle ansatte går i løpet av arbeidsforholdet gjennom Omnicom Security Training som fastsetter våre felles regler for hvordan vi håndterer IT-sikkerhet.

4.5 Verv og oppdrag fra andre enn virksomheten

Ansatte skal anvende sin fulle arbeidstid i virksomhetens tjeneste. Eventuelle bierverv/ styrerepresentasjoner o.l. skal på forhånd godkjennes av administrerende direktør. Bruk av selskapets fasiliteter til slikt skal avtales med ledelsen og skje utenfor normal arbeidstid.

4.6 Rus

Nord DDB Oslo har nulltoleranse for oppmøte på jobb i ruset tilstand. Brudd på dette kan være grunnlag for oppsigelse.


Det vil kunne bli servert alkohol på samlinger arrangert av Nord DDB Oslo - for eksempel på lønningspils, sommerfest, julebord og turer. Husk at du fremdeles er blant kolleger - hverken på disse arrangementene eller i jobbsammenheng forøvrig vil uakseptabel oppførsel bli tolerert. Sosiale samlinger skal være hyggelig og morsomt for alle.

4.7 Opphør av arbeidsforhold

Oppsigelse skal skje skriftlig uansett hvilken part som sier opp. Før vedkommende forlater sin stilling i firmaet, skal firmaets eiendeler innleveres til nærmeste leder.


Under prøvetiden er den gjensidige oppsigelsestid 14 dager, med mindre annet er avtalt, jf arbeidsmiljøloven.

4.8 Sluttattest

Alle ansatte som slutter har rett på en skriftlig attest, med opplysninger om navn og fødselsdato, hva arbeidet har bestått i og arbeidsforholdets varighet. Ved avskjedigelse kan arbeidsgiver uten å angi grunnen nærmere skrive at vedkommende er avskjediget.

4.9 Vikarer

Iht. Arbeidsmiljøloven skal alle vikariater godkjennes på lik måte som faste stillinger.

5. Arbeidstid, ferie, permisjon og annet fravær

5.1 Ordinær arbeidstid

Normal ukentlige arbeidstid er 37 ½ time, fra mandag til fredag i tidsrommet mellom kl. 08.00 og kl. 17.00. Dette innebærer fleksitid, men selskapet har kjernetid fra 09.00 til kl. 15.00. Det er en ubetalt lunsjpause på ½ time.

5.2 Timeføring

Timeføring er lovpålagt av hensyn til å kunne dokumentere arbeidsbelastning, så vel som timebruk på kunder. Dessuten bruker vi dataene til følge med på kapasitetsutnyttelse, og for oppfølging av HMS. Timene føres med utgangspunkt i tiden du «står til arbeidsgivers disposisjon» og har jobbet. Lunsj og annen tid du ikke jobber, skal ikke timeføres.


Timene føres i Marathon, og timeføringen skal til enhver tid være á jour. Vi anbefaler å føre timer minst én gang om dagen. Senest mandag klokken 09.00 skal alle timer for foregående uke være registrert og godkjent av deg. Med andre ord skal alle dine timer for uke 39 være registrert og sendt til godkjenning senest mandag i uke 40 klokken 09.00.


Dersom den siste dagen i måneden faller midt i uken, må timene leveres inn den 1. i ny måned.

5.3 Remote jobbing

Vi samarbeider og jobber mye i team. Det er anledning til å arbeide utenfor kontoret, men dette må avklares med nærmeste leder i forkant slik at det ikke har negative konsekvenser for kundearbeid. Forespørselen skal gis til nærmeste leder minst tre dager i forkant av hjemmekontor.

5.4 Overtid

I Nord DDB Oslo ønsker vi å unngå kronisk, vedvarende overtidsarbeid. I perioder inn mot viktige tidsfrister og særlig stort arbeidstrykk kan det være behov for overtidsarbeid. Ledelsen har ukentlig gjennomgang av arbeidsbelastningen til hver enkelt medarbeider. De ekstra fridagene i jul og påske er kompensasjon for arbeidede timer utover avtalt arbeidstid i løpet av året. Med andre ord opererer vi ikke med plusstid - altså at man kan regne sammen utførte timer med overtidsarbeid og ta fri. Ved totalt timeantall over et år som overstiger det som kompenseres ved disse ekstra fridagene vil det gis avspasering.


Mertid utover avtalt arbeidstid må påregnes i hektiske perioder.

5.5 Ferie

Utgangspunktet er Ferieloven, som sikrer at arbeidstakere får feriefritid og feriepenger.


All ferie skal i god tid før feriestart avklares med nærmeste leder. I Nord DDB Oslo har alle rett til fem uker årlig ferie. Dette er en uke mer enn lovbestemt ferie på fire uker, og medfører at det utbetales 12% feriepenger.


Hoveddelen av ferien ønskes lagt til fellesferien i juli måned. De ukene byrået har stengt i juli (uke 28-30) er pliktig ferie dersom ikke annet er spesielt avtalt, og alle ansatte skal ta en fjerde uke i forbindelse med disse ukene (enten uke 27 eller uke 31) tilpasset leveranser og arbeidsmengde. I tillegg til de fem ferieukene har alle fri julaften og nyttårsaften pluss de ekstra fastsatte fridager i løpet av julen og påsken. Fri i romjul/påske regnes inn som kompensasjon for nødvendig mertid i hektiske perioder.


Fri skal avklares med nærmeste leder og prosjektleder, som har ansvaret for at det alltid er forsvarlig bemanning tilstede. Ikke avviklet lovbestemt ferie kan ikke utbetales, men skal overføres til neste ferieår. Dette gjelder også i tilfeller der manglende ferieavvikling skyldes sykdom eller foreldrepermisjon.

5.6 Ferieavvikling

Minimum tre uker skal tas ut i juli når kontoret holder stengt i ukene 28 til 30 og når det er lite kundeaktivitet. I tillegg tas en fjerde uke ut enten uke 27 eller uke 31.


Ferie skal alltid avklares skriftlig med nærmeste leder. Når ferien er bekreftet innvilget registreres disse i ferielisten og i Forecast. Det er viktig at ferien planlegges i god tid i forkant. Du har som arbeidstaker ansvar for å sørge for at arbeidsflyten ikke stopper når du er på ferie og må informere ditt team tydelig om at du er borte. Det er ikke mulig å ta ut halve feriedager eller timer ferie. I Nord DDB Oslo er vi bevisste på å unngå å forstyrre de som er på ferie, men om du selv ønsker å avbryte ferien for å jobbe må dette avklares med nærmeste leder i forkant.


5.6.1 Ferie ved ansettelse i ferieåret

Ansatte som tiltrer i tidsrommet 1. januar - 30. september i ferieåret har i utgangspunktet rett til full ferie. Tiltrer man i tidsrommet 1. oktober - 31. desember opparbeider man seg feriedager etter antall måneder man har arbeidet.


Dersom du starter i andre halvår hos oss, er det viktig å huske at ferie ikke er betalte dager, men ubetalte dager som kompenseres mot feriepenger. Dersom du allerede har mottatt feriepengene hos tidligere arbeidsgiver, vil du måtte huske på dette.

5.6.2 Ferie når man ikke har full opptjening av feriepenger

Ansatte har mulighet til kan velge å ikke avvikle ferie i den utstrekning feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet. Her følger noen eksempler på årsaker til manglende opptjening av feriepenger:


  • Kommer rett fra skole/militærtjeneste
  • Har hatt lang omsorgspermisjon
  • Har vært langtidsfraværende uten lønn
  • Har vært permittert
  • Har hatt lang velferdspermisjon uten lønn
  • Har fått ny stilling i bedriften med betydelig lønnsopprykk
  • Gått fra lærling til vanlig ansettelse

Dette skal avtales med nærmeste leder i god tid, og lengde på avvik er gjenstand for individuell vurdering.

5.6.3 Ferie i oppsigelsestiden

Ferieavvikling i oppsigelsestid avhenger av lengden på oppsigelsestiden og tidspunkt for oppsigelse. Dette vil bli håndtert i det enkelte tilfelle i henhold ferieloven.

5.6.4 Sykdom i ferien

For å ha rett til ny ferie er det en forutsetning at man har vært helt (altså 100 %) arbeidsufør/sykemeldt. Da kan man kreve utsettelse på alle feriedager allerede fra og med første virkedag. Retten til å utsette feriedagene gjelder lovbestemt ferie etter ferieloven. Et slikt krav må dokumenteres med legeerklæring, og fremsettes så raskt som mulig etter at arbeidet gjenopptas.


Dersom man blir helt arbeidsufør før ferien, kan man kreve å få utsatt ferien til senere i året. Krav om utsettelse må dokumenteres med legeerklæring og fremsettes senest siste arbeidsdag vedkommende skulle hatt før ferien.

5.6.5 Ferie i forbindelse med fødsel og adopsjon

Ansatte som avvikler foreldrepermisjon med foreldrepenger, kan avvikle ferien i løpet av permisjonstiden. Dersom ferien avvikles, stanser stønadsperioden for foreldrepenger og løper videre fra det tidspunkt ferien er ferdig avviklet.


I de tilfeller man har delvis eller ulønnet permisjon avvikles ferie på vanlig måte.

5.6.6 Avtale om forskudd eller overføring av ferie

Hvis det er ønskelig kan det inngås avtale om ferie på forskudd eller overføring av ferie til påfølgende ferieår på inntil 10 virkedager.

5.7 Permisjoner og annet fravær

5.7.1 Generelt ved alt fravær

Ved alt fravær skal du gi beskjed til nærmeste leder og de du arbeider på prosjekt med før kl 9 første fraværsdag. Permisjoner avgjøres individuelt på bakgrunn av gjeldende lover og regler. Søknad om permisjon sendes nærmeste leder i så god tid som mulig, slik at gjennomføringen kan planlegges godt. Ved alle permisjoner med varighet utover 5 uker bortfaller dekning av mobiltelefon og øvrige utgiftsrefusjoner den enkelte måtte ha som er knyttet til jobben.

5.7.2 Sykdom

Alle har eget ansvar ved sykdom. Det er viktig å tenke på smitte, slik at man er hjemme dersom man er syk og det er fare for smitte.


Egenmelding kan benyttes ved sykdom. Denne er begrenset inntil 3 dager av gangen, inntil 4 ganger i løpet av 12 måneder. Forutsetningen er at man har vært ansatt i minst to måneder. Selv om man senere får legeerklæring for sykdommen, skal egenmelding brukes for de dager som ikke dekkes av legeerklæringen. Legeerklæringen vil gjelde fra den dag legen oppsøkes og kan ikke tilbakedateres.


Nord DDB Oslo er pålagt å føre fraværsstatistikk, og dette er rutinene ved sykefravær:


Sykefravær 1-3 dager: Første fraværsdag sender du mail til nærmeste leder og de du er på prosjekt med. Registrer fraværet i Marathon. Det er kun tillatt å bruke inntil fire egenmeldinger pr. rullerende år.


Merk at dersom man f.eks. er syk på fredag og mandag kan ikke egenmelding brukes, fraværet må da dokumenteres med sykemelding.


Ved sykefravær mer enn 3 dager: Her må lege kontaktes, og sykefraværet skal dokumenteres med sykemelding. De aller fleste som blir sykmeldt får en digital sykmelding. Du vil få en melding/mail med instruksjoner for å e den digitale sykemeldingen i Altinn. Det er viktig at du går inn på sykmeldingen og sender den videre i systemet til oss innen 14 dager etter tidspunktet for sykmeldingen. (Dersom du får sykemelding på papir skal denne leveres nærmeste leder.)


Når sykemeldingsperioden er over vil du få en melding om at søknaden om sykepenger skal fylles ut. Du vil få instruksjoner om hvordan du kommer inn på søknaden. Søknaden er din erklæring om hva som har skjedd underveis i sykefraværet. Søknaden sendes så videre til Nord DDB Oslo og evt. NAV dersom sykemeldingen er lenger enn arbeidsgiverperioden.


Ved langtidssykefravær skal det utarbeides en oppfølgingsplan av arbeidsgiver (i samarbeid med deg) innen fire uker. Oppfølgingsplanen finnes digitalt og din leder vil gi deg tilgang til denne. Du og din leder kan begge skrive på planen fra hver deres kant. Hensikten med oppfølgingsplanen er å ha en tett dialog, vurdere oppgaver i forhold til evner, samt vurdere tilretteleggingog behov for bistand i samarbeid med sykemelder og NAV.


Arbeidsgiver skal ta initiativ til et første dialogmøte som skal avholdes innen syv uker og NAV tar initiativ til et andre dialogmøte innen 6 måneder. Her er både arbeidsgiver og arbeidstaker pålagt å møte.


Maks utbetalingsperiode for sykepenger er 52 uker, uavhengig av om du er helt eller delvis sykmeldt.

5.7.3 Fravær ved syke barn

Rett til fravær med lønn ved sykt barn begrenset til 10 dager pr. kalenderår, og til 15 dager dersom vedkommende har omsorg for mer enn to barn. Har man omsorg for kronisk sykt eller funksjonshemmet barn er begrensningen satt til 20 dager pr. kalenderår. Antall dager per kalenderår er også utvidet hvis man er eneforsørgende. For øvrig henvises det til Arbeidsmiljøloven.

5.7.4 Fødsels- og omsorgspermisjon

I forbindelse med fødsel har far, medmor eller den som bistår mor under graviditeten rett til to uker permisjon. Nord DDB Oslo AS utbetaler full lønn til ansatte disse 2 ukene som en tilleggsytelse. Retten til tilleggsytelsene utover lovens bestemmelser inntreffer først etter prøvetidens utløp.


For fødselspermisjon forøvrig gjelder NAVs regler og retningslinjer for utbetaling.


Ved fødselsspermisjon sendes melding om fødselspermisjon til nærmeste leder senest 4 uker før permisjonen begynner. Inntektsopplysninger må sendes digitalt så fort som mulig, men tidligst fire uker før arbeidstakeren starter permisjonen sin. NAV kan ikke behandle saken og foreta utbetaling til bruker (og evt. refusjon til arbeidsgiver) før alle nødvendige opplysninger er mottatt. Inntektsopplysningsskjemaet finnes på nav.no (under bedrift/ inntektsmelding) eller på altinn.no.

5.7.5 Velferdspermisjon

Det hender at det er behov for kortere fravær fra jobb. Det gis permisjon med lønn så fremt fraværet er avklart med nærmeste leder i forkant.


  • Lege og tannlege: Faste ansatte i Nord DDB Oslo, også deltidsansatte, kan føre timer for lege- og tannlegebesøk. Maks varighet er to timer, inntil tre ganger på et år.
  • Flytting: Nord DDB Oslo lønner én fraværsdag i forbindelse med flytting til ny bolig.
  • Begravelse: Nord DDB Oslo lønner én fraværsdag i forbindelse med begravelser i nærmeste familie.
  • Religiøse høytider: Tilhører du en annen trosretning enn Den norske kirke, har du rett til permisjon ved religiøse høytider.
  • Tilvenning i barnehage: Nord DDB Oslo lønner inntil én fraværsdag ved barnehagetilvenning. To dager kan i tillegg tas som ulønnet fravær.
  • Skolestart: Nord DDB Oslo lønner inntil én fraværsdag i forbindelse med barns skolestart.
  • Svangerskapskontroll: Er du gravid har du etter Arbeidsmiljøloven rett til lønnet fravær i forbindelse med svangerskapskontroll dersom slike undersøkelser ikke med rimelighet kan finne sted utenfor arbeidstid.

6. Lønn og godtgjørelser

Alle lønninger i Nord DDB Oslo er fastsatt på individuell basis, hvor bidraget til harmonien i hele byrået, kompetanse og erfaring, ansvar og resultater er avgjørende faktor for fastsettelsen.

6.1 Lønn under permisjon og sykdom

Viser til det som er nevnt i kapittel 4 vedrørende lønn under permisjoner. Ved langtidssykdom betaler Nord DDB Oslo full lønn i ett år.

6.2 Utbetaling av lønn

Lønn utbetales innen den 24. i hver måned, og er lønn for inneværende måned. Dersom den 24. faller på en helge- eller helligdag, utbetales lønnen siste ordinære arbeidsdag før helligdagen.


Desemberlønn utbetales i midten av måneden.


Lønnsslippen kommer på mail. Tidligere lønnslipper er tilgjengelige hos Finance Manager.


Lønns- og trekkoppgave er det slutt på, i stedet sendes det nå ut en A-melding fra lønnssystemet som inneholder tallene du trenger til selvangivelsen din. Du kan også bestille et litt mer oversiktlig skjema i Altinn, som heter: "Skjema A 08 - Mine inntekter og arbeidsforhold".

6.3 Feriepenger

I juni utbetales alle feriepenger fra forrige opptjeningsår, samtidig som det trekkes for feriefraværet. Feriepengene utgjør 12 % av opptjent lønn pr. 31.12. foregående år.


Ved oppsigelse utbetales opptjente feriepenger første normale lønnskjøring etter fratreden. Utbetalingen omfatter feriepenger opptjent i foregående år og feriepenger opptjent på sluttidspunktet for inneværende år.

6.4 Bredbånd hjemme

Nord DDB Oslo dekker privat bredbånd med inntil kr 500,- (eks. mva) per måned. Merk at dersom du har bredbåndsrabatt gjennom borettslagsløsning eller liknende vil dette trekkes fra beløpet som refunderes.


Når du får dekket elektroniske kommunikasjonstjenester (EK-tjenester) som fasttelefon, mobiltelefon eller bredbånd av arbeidsgiver, er dette en skattepliktig fordel. Fordelsbeskatning av EK-tjenester håndteres via et inntektstillegg tilsvarende de til enhver tid gjeldende offentlige satser. Dette trekkes hver måned i forbindelse med lønnskjøring.

6.5 Mobilreglement

Nord DDB benytter Mobil Bedrift fra Ice, med mobilt sentralbord, ingen fast-telefoner. Nyansatte kan flytte over sitt private mobilnummer til Nord DDB. Dersom en nyansatt ikke har mobiltelefon, eller har behov for ny, vil Nord DDB kjøpe dette.


Følgende regler gjelder for mobiltelefoni:


  • Den ansatte er selv ansvarlig for mobiltelefonen, overalt, 24/7.
  • Hvis du er ute på reise, plikter du alltid å ha mobiltelefonen innen rekkevidde.
  • Du skal aldri legge fra deg mobiltelefonen utendørs eller synlig i bil, på restaurant etc.
  • Alle skal benytte 6-sifret PIN-kode for å låse mobiltelefonen.
  • Husk å laste ned Ice appen på mobiltelefonen og logg deg inn.
  • Alle skal lese inn eget personsvar med info om navn og firma.
  • Mobilnummeret er Nord DDB's eiendom, inntil den ansatte slutter i Nord DDB.
  • Mobiltelefonen er Nord DDB's eie, og disponeres av den ansatte, så lenge denne er ansatt.
  • Nord DDB dekker per 01.11.2021 inntil kr 9.500 mva. (standard iPhone e.l.) for ny mobiltelefon. Dersom man ønsker øvrig tilleggsutstyr, må den ansatte selv betale for dette.
  • Dersom den ansatte ønsker seg en mobiltelefon som koster mer enn kr 9.500, vil den ansatte selv måtte betale det overskytende, via lønnstrekk. Mobilen er likevel Nord DDB's eiendom.
  • Dersom en mobiltelefon mistes eller ødelegges, må den ansatte selv betale for reparasjon/ny telefon. En kan da selv benytte privat forsikring for å få dekket.
  • Den ansatte kan ikke bytte ut mobiltelefonen før den er minst 3 år gammel, med mindre en selv velger å betale for en.
  • Inkludert i mobil abonnement pr mnd er følgende: 10GB data, Fri tale og SMS.
  • Alternativt kan datamengden utvides ved særskilt.
  • Maksimalt beløp som dekkes pr mnd er kr 500 inkl. mva., utgifter utover dette trekkes i lønn, dersom ikke annet er avtalt. Alle utgifter til givertjeneste, parkering etc vil trekkes i lønn.
  • Det er viktig å sette seg inn i priser for bruk av mobil i utlandet, og datatrafikk spesielt.
  • Utenfor EU/EØS er den ansatte selv ansvarlig for bruken av mobildata med mindre annet er avtalt.
  • Den ansatte er selv ansvarlig for å følge med på sitt eget forbruk. Ved behov for endring av abonnement må administrasjon kontaktes. Se priser på tilleggstjenester på Ice sine hjemmesider.
  • Når en ansatt slutter, skal mobiltelefon, lader og annet tilleggsutstyr leveres inn til Nord DDB siste dag den ansatte er på jobb. Nord DDB tilbakeholder feriepengeutbetaling til alt utstyr er innlevert.

7. Forsikringer og pensjoner

7.1 Pensjonsordning

Alle Nord DDB Oslo-ansatte som har fylt 20 år, som jobber mer enn 20 % stilling, og som er medlem av Folketrygden, meldes inn i Nord DDB Oslos pensjonsordning. Nord DDB Oslo har for tiden innskuddspensjon med investeringsvalg i Gjensidige. Ansatte har selv anledning til å bestemme risikoprofil på investeringen. Dette gjøres på Gjensidigesin hjemmeside, under "Mine sider".


Lov om obligatorisk tjenestepensjon krever at vi betaler inn en sum tilsvarende 2 % av lønnsinntektene du har mellom 1 og 12 G.


Denne pensjonssparingen kommer i tillegg til utbetalinger fra Folketrygden når du blir pensjonist. Når du har vært ansatt i 12 måneder får du fripolise på pengene. Det vil si at du kan "ta dem med deg videre". Dersom du slutter tidligere går pengene tilbake til Nord DDB Oslo.

7.2 Yrkesskade/Yrkessykdom

Nord DDB Oslo har yrkesskadeforsikring for alle sine ansatte. Forsikringen gjelder all skade eller sykdom som måtte oppstå mens du er i arbeid, på arbeidsstedet eller i arbeidstiden.


Erstatningsbeløpene følger av Yrkesskadeforsikringsloven.


Polisenummeret er 83939851 hos Gjensidige.


Forsikringsvilkår-2

7.3 Utstyrsforsikring

Alt utstyr Nord DDB Oslo eier er forsikret, både det som er fast på kontoret og det mobile utstyret. Dersom det skulle skje noe med Nord DDB Oslos utstyr mens du er utenfor kontoret, meld fra til ledelsen med en gang. Dersom det skyldes tyveri eller lignende, må forholdet anmeldes til politiet. Merk at det f.eks. på telefoner er en nokså høy egenandel, så ta godt vare på utstyret.

7.4 Reiseforsikring

Alle fast ansatte er dekket både på tjenestereise og privatreiser gjennom Gjensidige.


Polisenummer for reiseforsikringene er 83939851.


Dersom du trenger informasjon om reiseforsikringene eller melde skade, kontakter du Gjensidige på 915 03 100.


Forsikringsvilkår-3
Forsikringsvilkår-4

8. Medarbeiderutvikling

Medarbeiderutvikling er et hovedfokus i Nord DDB Oslo. Medarbeidersamtaler skal gjennomføres årlig med samtlige ansatte. En medarbeidersamtale er en planlagt, forberedt og tilbakevendende personlig samtale mellom avdelingsleder og medarbeider.

8.1 Hensikt med medarbeidersamtalen

Vi gjennomfører medarbeidersamtaler for å:


  • Skape felles forståelse for arbeidssituasjonen, samarbeid og utvikling mot felles mål.
  • Klargjøre mål og resultater for den enkelte medarbeider.
  • Synliggjøre sammenhengen mellom organisasjonens mål og forventningene til den enkelte.
  • Vurderes ut fra kriterier for jobboppfyllelse (stillingsbeskrivelser).
  • Bidra til at medarbeidernes behov blir forstått av ledelsen.
  • Bidra til at ledelsens forventninger og krav til medarbeiderne blir klargjort.
  • Sikre at organisasjonen utvikler medarbeidernes kompetanse i tråd med behovene.
  • Klargjøre den enkelte medarbeiders kompetanse i forhold til de arbeidsoppgavene som han/hun står overfor.
  • Skape oversikt og forståelse for den enkeltes opplevelser av arbeidsmiljøet.
  • Utvikle åpenhet og trygghet gjennom bevisst dialog mellom leder og medarbeider.
  • Bidra til at uheldige sider ved arbeidsmiljøet blir avdekket og sikre at relevante tiltak kan bli iverksatt.
  • Ledd i karriereplanlegging.

8.2 Kurs og opplæring

Kompetansebudsjettet forvaltes av avdelingsleder og hensikten med dette er å øke kompetansen både til den enkelte ansatte og Nord DDB Oslo som helhet.


Aktuelle kompetansetiltak diskuteres med nærmeste ledere som beslutter dette i tråd med selskapets til enhver tids gjeldende retningslinjer.

9. Praktiske opplysninger

9.1 Tilgang til kontorbygget

Alle ansatte i Nord DDB Oslo får utdelt eget nøkkelkort og alarmkode til kontorbygget. Koden må du bruke dersom du skal inn/ut utenfor normal arbeidstid, samt i helger.


Ytterdøren til bygget må ikke holdes åpen lengre enn strengt nødvendig, da dette kan utløse en alarm, med påfølgende utrykning fra alarmselskap.


Vinduer bør holdes lukket, ettersom air condition i lokalene slutter å fungere når vinduene åpnes.


Det er viktig å melde ifra om mistet/forlagt adgangskort. Kortet kan også sperres midlertidig.


Telefonnummeret til vaktmester i Torggata 1 er 908 91 010. Det medfører en ekstrakostnad hvis man tilkaller Securitas når man blir utelåst. Denne kostnaden vil belastes den enkelte arbeidstaker dersom grunnen er uaktsom bruk av adgangen eller glemt adgangskort.

9.2 Rydding og orden

Vi vil at lokalene våre skal være trivelige for både ansatte og gjester. I dette ligger et felles ansvar for å holde pulter og fellesarealer ryddige, uten at det flyter over av skitne kopper, glass, søppel eller henslengte møtepapirer og lignende.


Minstekravet er at du forlater et lokale slik du fant det. Enda bedre er det om du forlater det slik du selv ønsker å finne det.

9.3 Resepsjon

Vi har ikke resepsjonsfunksjon i Torggata 1. Det påhviler derfor de som jobber i lokalene å svare på calling, åpne for gjester og ta de i mot, samt varsle den som besøket er til.

9.4 Kopimaskin, kaffemaskin, vaktmester osv.

Eventuelle feil, tilkalling av service etc. meldes fra til nærmeste leder.

9.5 Post og bud

Enhver som skal sende post, må postlegge dette i en postkasse selv. Dersom man skal sende et bud, bruker vi Speedy Budbilen, 902 06 000.

9.6 Møterom

Vi har flere møterom. For å unngå misforståelser er det viktig at du alltid forhåndsbooker et rom, slik at andre kan se at det er opptatt. Dersom møtet blir avlyst, eller blir kortere enn antatt, må du fristille rommet slik at andre kan benytte seg av det.


Du booker møterommene selv i Outlook-kalenderen. Sørg for at møtet er ferdig i tide dersom andre skal ha møte rett etter deg.

9.7 Kjøkken

Det er kantine i lokalene. Mat i skap og kjøleskapet er felles dersom du har behov for et påfyll. Oppvask og orden i lokalene og kjøkkenet er et felles ansvar. Vi har renholdere som kommer på kveldstid, men i løpet av dagen må alle bidra.


Servise som er tatt med fra kantinen er det den enkeltes ansvar å ta med tilbake. Ingen andre vil bringe dette tilbake. Kantinen er åpen fra kl 11:30 - 12:30.

9.8 Overtidsmat

Overtidsmat dekkes når man arbeider etter kl 17. Det finnes alltid mat i kjøleskapene i kantina.


Dersom man skal bestille mat levert, må dette være godkjent av prosjektleder og settes på aktuelt prosjekt.

9.9 Lunsj og kantine

Vi har kantine i egne lokaler, og en kokk som kommer hver dag og forbereder en deilig lunch til oss. Det vil være både brødmat, salater, småretter og noen dager en varmrett.


Nord DDB Oslo dekker kantinekostnaden, og du trekkes en andel hver måned. Per nå er denne andelen kr 722.


Kantinen er åpen fra kl 11:30 - 12:30.

9.10 Sykkelparkering

Det er sykkelparkering i 4. etasje indre gård i bygget. Du tar vareheisen til 4. og så finnes det sykkelstativer ute på plattingen i indre gård.

9.11 Taxi

Oslo Taxi kan bestilles per telefon på 02323 og via appen Taxifix.

9.12 Internett

I Nord DDB Oslos kontorer på Bergehus er det to nettverk:


For ansatte

Nettverk: NORD DDB Oslo

Du må logge på med personlig login - dette er den samme som du har på mail, server og VPN.


For gjester

Nettverk: NORD DDB Oslo Gjester

Passord: youarewelcome!

10. Retningslinjer for bruk av datautstyr, nettverk og internettbruk

10.1 Hovedprinsipp

Den ansatte skal ikke gjennom arbeidsgivers nettverk tilegne seg eller forsøke å tilegne seg informasjon han/hun ikke er ment å ha tilgang til.

10.2 Bruker-ID og passord

Passord legitimerer den ansatte som rettmessig bruker av sin bruker-ID. Passordet er den ansattes personlige «nøkkel» til systemene og de data som ligger der. Passordet skal holdes hemmelig for alle andre, med mindre annet er godkjent av avdelingsleder. Passordet kan oppgis til kolleger dersom det er nødvendig i forbindelse med fravær fra kontoret.


Dersom du glemmer eller mister ditt passord, kontakter du Hovedkvarteret IT på 966 44 999 eller support@hovedkvarteret.no

10.3 Logg ut og slå av

Av hensyn til faren for misbruk er det viktig at den ansatte sikrer tilgangen ved å logge ut eller benytte skjermblanker når han/hun ikke er tilstede, fordi uvedkommende med letthet ellers kan tilegne seg informasjon ved hjelp av vedkommenes datamaskin.

10.4 Privatbruk av arbeidsgivers datautstyr

Arbeidsgivers datautstyr (PC, servere, fellesnett og øvrig infrastruktur) er stilt til den ansattes disposisjon for bruk som arbeidsverktøy. Dette datautstyret kan bare tillates brukt privat i begrenset omfang, det vil si til et mindre antall brev og filer, begrenset bruk av internett o.l. Sunn fornuft og god dømmekraft må være førende for all privat bruk. Bruk av arbeidsgivers utstyr for å utføre egen næringsvirksomhet eller annet arbeid/annet oppdrag er ikke tillatt.

10.5 Innsyn i jobbmail og arbeidsstasjon

Ved mistanke om mislighold av arbeidsavtalen har Nord DDB Oslo rett til innsyn i den ansattes arbeidsstasjon og jobbmail. Nord DDB Oslo har også innsynsrett ved ekstreme situasjoner, slik som ved alvorlig sykdom, sykehusinnleggelse eller dødsfall, og andre situasjoner der tilgang til viktig prosjektinformasjon fra en ansatts datasystemer er kritisk for videre drift.

10.6 Lagring av- og tilgang til data

Arbeidsrelaterte dokumenter skal lagres på fellesområde. Data som ikke er ment å være tilgjengelig for andre, skal lagres på den ansattes private område og ikke på lokal harddisk. På den måten vil også disse dokumentene bli sikkerhetskopiert sentralt.

10.7 Særlig om e-post

Nord DDB Oslos e-post system er opprettet for å være et arbeidsverktøy. Systemet tillates også brukt til private formål i begrenset omfang. Sunn fornuft og god dømmekraft må være førende for all privat bruk.

11. Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

Helse, miljø og sikkerhet (HMS) er en samlebetegnelse på arbeidsplassens interne arbeid med helsevern, miljøvern, arbeidsmiljø og trygghet for ansatte. Tilrettelegging for HMS skal forebygge skader og miljøforstyrrelser, og sikre de ansatte et sunt arbeidsmiljø.

11.1 Trivsel

Nord DDB Oslo er en åpen og fri arbeidsplass. Vi nyter stor fleksibilitet i arbeidstid og arbeidssted, og vi har en åpen og transparent organisasjon. De få dørene vi har står som regel på vidt gap, og kommunikasjonsavstanden til alle er kort og effektiv.


Vi har et felles ansvar for å ta godt vare på hverandre som kollegaer og medmennesker. Det er den subjektive opplevelsen til hver enkelt som avgjør om miljøet på arbeidsplassen kan kalles godt eller dårlig. Vår sosiale kode er derfor enkel: vis forståelse, raushet og takhøyde - og oppfør deg på den måten du selv ønsker å bli sett, hørt og møtt.


Mobbing, diskriminering og trakassering skal ikke skje, og er fullstendig uakseptabelt.


Nord DDB Oslos ledergruppe arbeider sammen med verneombud for at Nord DDB Oslo skal være et godt sted å jobbe.

11.2 Verneombud

Verneombudet er ansattes representant i HMS- spørsmål, og skal ivareta deres interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. I Nord DDB er Helene Follesøy-Thuen verneombud. Verneombudet velges for 2 år av gangen. Verneombudet skal ha gjennomført HMS-kurs og ivareta Helse, Miljø og Sikkerhet på arbeidsplassen med spesiell fokus på arbeidstakerne.

11.3 NORD DDB OSLOs rutiner for å ivareta HMS hos oss

Ved hjelp av enkle tiltak, men systematisk gjennomføring kan vi unngå sykdom eller skader hos oss.


Verneombudet er ansvarlig og gjennomfører en årlig kartlegging for å finne forhold som kan skape problemer på arbeidsplassen, fysisk eller psykisk. Sammen med verneombud vil det så bli gjort en risikovurdering over hva kan være skadelig og skaper utrygghet. Det vil så bli utarbeidet en gjennomføringsplan med ansvarlig og frist for tiltak. Dette vil så bli fulgt opp med kartlegging av hva har som er bestemt, gjort/ikke gjort, og hvorfor og har det skjedd endringer.


Alle ansatte blir informert, og får mulighet til å medvirke med sin kunnskap og erfaringer.

11.4 Liste med nærmeste pårørende

Økonomi vedlikeholder liste med nærmeste pårørende.

11.1 Rutiner ved brann

Viser til eget dokument for beskrivelse av rutiner ved brann. Hovedbrannansvarlig i Torggata 1 er Morten Vikanes.

11.6 Databriller

Nord DDB Oslo dekker databriller for ansatte ved behov i henhold til forskrift om organisering, ledelse og medvirkning §14-4.


Selskapet dekker kostnaden ved glass, tilpasning og en enkel ramme. For tiden er refunderbart beløp for ramme kr 500,-.


Dersom standardbriller er tilgjengelige skal dette kjøpes og dekkes.


Databriller kan ikke bestilles eller refunderes i oppsigelsestid.

12. Rutiner for reiseregninger og utlegg

12.1 Kredittkort

Alle med behov for det kan søke et Mastercard Corporate som kan brukes til utlegg. Kortet blir satt opp i den enkeltes navn og den enkelte blir selv ansvarlig for å betale fakturaen for forbruk på kortet. Dere skal levere reiseregninger jevnlig og senest innen første virkedag etter månedsskifte, slik at utbetaling skjer før fakturaen kommer fra kredittkortselskapet. Nord DDB Oslo vil dekke årsavgiften på kortet. Hvis man ønsker kan man selvsagt legge ut med egne debet-/kredittkort.

12.2 Reiseregninger

Reiseregningen skal fylles ut og leveres helst innen en uke etter hjemkomst og senest første virkedag i ny måned, slik at vi få viderefakturert kostnadene til kunden i rett periode og også tilbakebetalt til den ansatte før eventuell kredittkort regning skal betales. Kostnader eldre enn 3 måneder refunderes ikke.

12.3 Parkering/bompenger

Utgifter til parkering/bompenger i forbindelse med tjenestereiser dekkes i sin helhet mot kvittering.

12.4 Parkerings- og fartsbøter

Det er den enkelte sjåførs ansvar å følge med på skilting og følge trafikkreglene: Nord DDB Oslo dekker ikke parkeringsbøter og fartsbøter.

12.5 Taxiutgifter

Taxiutgifter blir refunderes mot kvittering når formålet med reisen, og sted fra/ til er notert på kvitteringen. Når det gjelder taxi, er det viktig å skille mellom tjenestereise og privat arbeidsreise. De som har stort antall tjenestereiser kan få utstedt et taxikort.


Reise mellom hjem og arbeidssted er i utgangspunktet privat arbeidsreise og blir ikke dekket av Nord DDB Oslo. Imidlertid kan det i enkelte tilfeller bli dekket selv om hjemmet er start- eller endepunkt for reisen. Eksempler på slike tilfeller er:


  • Reise fra eller til hjemmet som første/siste etappe av en tjenestereise til kunde.
  • Møtereise, dvs. reise direkte fra eller til møtelokale hos kunde.
  • Reise etter ekstraordinær tilkalling utenom vanlig arbeidstid.
  • Hjemreise som unntaksvis og overraskende forsinkes pga. presserende behov arbeidet, og reisen av den grunn fordyres slik at arbeidsgiver finner det rimelig å dekke reisen.

Taxireiser hjem etter sosiale arrangementer vil ikke bli dekket.

12.6 Representasjon

Ved utlegg for kundelunsjer og -middager (representasjon) må det alltid dokumenteres på kvitteringen hvilken kunde, samt hvilke personer som var tilstede. Det hviler på den enkelte at man viser litt nøkternhet med tanke på bevertning.

12.7 Uttalelse til media

Det er kun byråleder, evnt. fagpersoner innen det enkelte fagfelt som har anledning til å uttale seg til media, så sant annet ikke er avtalt.